7 важливих пунктів проєктного брифу

7 важливих пунктів проєктного брифу

Із чого починається хороший MICE – захід?

Будь-який профі скаже: звичайно, із креативної ідеї! І Його Величності проєктного брифу.
Так, усвідомте: він тут найголовніший! Кожному організатору MICE – тусовки відомо: 

БЕЗ АДЕКВАТНОГО ТЗ У 99% ОТРИМАЄШ ЦІЛКОМ ОЧЕВИДНИЙ РЕЗУЛЬТАТ.

Це ми до чого: щоб організувати діловий захід, заздалегідь обговоріть всі важливі моменти. Зберігайте ці 7 пунктів, щоб узгодити їх із партнерами та колегами. З ними робота у MICE-індустрії стане ще продуктивнішою і цікавішою!

  • Бюджет проєкту. Можна, звичайно, організувати Каннський кінофестиваль за ціною новорічного корпоративу. Але у реальності краще добре спланувати бюджет. Врахуйте витрати на: оренду приміщень; трансфер; кейтеринг; конференц-менеджмент (обладнання, апаратура); оплату роботи спікерів. Обговоріть непередбачувані витрати: залиште на них приблизно 20-25% суми загального бюджету. 
  • Учасники. Визначте кількість учасників групи, їх характер, уподобання та інтереси. Якщо вони запланували захід у Європі з можливістю відпочити після нього, не пропонуйте конференцію в буддистському храмі та сходження на Еверест. 

  • Дати. Чітко обговоріть часові рамки проєкту. Запити на зразок «десь у вересні», «навесні», «на початку зими» = «коли рак на горі свисне».
  • Напрямок. Вибирати територію проведення заходу — мало не найцікавіша частина складання брифу. Час креативу 🙂 Враховуйте також країну учасників групи та її міжнародні відносини. А то зовсім випадково запропонуєте локацію накшталт екзотичних Сирії чи Іраку.   
  • Трансфер та проживання. Обговоріть, як учасники приїдуть в аеропорт відправлення. Як доберуться до місця призначення після прибуття. Чи замовляти автобус? В яких номерах їх розмістити? Вирішіть всі  питання заздалегідь. І НАЙГОЛОВНІШЕ: постарайтеся, щоб група не полетіла замість Чикаго в Нью-Йорк, як Кевін Маккалістер. 😀

  • Гала-вечеря. Івентівентом, а харчування за розкладом. Розкішну вечерю учасники запам’ятовують надовго! Подбайте про смачну їжу, розваги, оригінальну локацію.
  • Вільний час. Обов’язково з’ясуйте, чи потрібен він учасникам. Як варіант — варто обговорити купівлю сувенірів у рамках організованої групи.

Коротше, так: незабутній MICE – захід — тільки у ваших руках. Адже саме ви ті люди, які врахують усі уподобання  клієнта та запам’ятають кожну корисну дрібницю! А поки забирайте собі цей маленький чек-ліст. Він гарантовано збереже дорогоцінний робочий час. А разом із тим — чимало нервових клітин. 😊 

Get inspired with BTL!