Страсті за ревізором: BTL чекліст для інспекційної поїздки
Зовсім скоро на Ваших гостей очікує незабутній бізнес-захід в іншій країні? Непогано😊 А ось вам чекати абсолютно ніколи! Адже настав час на власні очі переконатися, чи все там готово до прибуття учасників.
Не будемо зупинятися на тому, що перевірити готовність івенту за кордоном – одне з ваших найважливіших завдань. Переконані, що у вас там надійні партнери – однак упевнитися в усьому особисто не завадить. Ваше завдання – із самого початку відчути себе гостем, пройти весь його шлях – і оцінити результат із позиції організатора. Почнемо? 😊
Аеропорт. Починайте запам’ятовувати важливі деталі одразу після посадки літака. Відмітьте собі, скільки їхати з аеропорту до готелю. Запам’ятайте, в якому терміналі літак здійснив посадку. Де найближчий туалет? Як знайти представника приймаючої сторони? Де взагалі вихід з аеропорту? Де паркінг авто? Ці та інші питання можуть зацікавити ваших клієнтів. А значить, будьте готові відповісти на них заздалегідь.
Готель. На шляху до нього одразу запам’ятайте, скільки часу пішло на ваш трансфер – і вкажіть це в дорожних листах для гостей. Прибувши до готелю, спробуйте максимально уважно оцінити його готовність до приїзду учасників івенту. Чи будуть якісь особливості check-in? Чи встановлена для них welcome-зона з банерами і лого? Чи виконуються умови лобіювання бренду готелю в цій зоні? Чи на місці інфо-деск? Загалом, переконайтеся, що клієнтів зустрінуть на гідному рівні. Не забудьте також взяти карти готелю з усією його інфраструктурою та надати ці матеріали клієнтам.
Ресторани. Обов’язково зустріньтеся з представниками обраних закладів, щоб зрозуміти, чи все готово у них. Перевірте коректність замовленого меню, чистоту та розташування столів; можете навіть спробувати приготовлені страви або відвідати кухню. Якщо є можливість відтворити заплановані активності – не відмовляйтеся від неї. Так вам буде легше зрозуміти, що може піти не так, і як вирішити можливі проблеми. У разі організації кава-брейків переконайтеся, що всі продукти будуть доставлені в потрібній кількості, будуть вчасно підготовлені і вчасно прибрані.
Конференц-сервіс. У місці проведення заходу важливо уважно перевірити справність апаратури для проведення презентацій; роботу проектора, динаміків, мікрофонів. Не соромтеся навіть порахувати кількість стільців у конференц-залі, щоб кожен гість абсолютно точно знайшов своє місце.
У цьому довгому списку завдань не завадить пам’ятати одне: обов’язково узгодьте всі зустрічі з іноземними партнерами. Чітко обговоріть, що ви хочете подивитися і перевірити. Тільки тоді вони допоможуть вам зустрітися з потрібними підрядниками і провести разом з вами останні приготування.
Ви готові? Тоді вперед – до нових проектів, країн і вражень!
Get inspired by BTL!
