Гайд BTL: як організувати бізнес-конференцію
Навколо нас організовують так багато ділових конференцій, що здається, ніби це — справа одного дня. Стовідсоткове “ні”! Бізнес-конференція — це питання днів, тижнів і навіть місяців. Дізнайтеся, як створити і провести такий діловий захід.
Плануйте. Узгодьте тематику, стиль, масштаби, бюджет, склад учасників та спікерів конференції, інші важливі питання. Фіксуйте прийняті рішення в документах, щоб чітко дотримуватися плану.
Продумайте сценарій. Будь-який організатор заходів повинен мати під рукою коректно складений сценарій конференції. Проведення такого ділового заходу вимагає великої уваги до деталей. Обговоріть графік конференції — починаючи зі збору учасників у певному місці і закінчуючи, наприклад, їх трансфером до дому чи готелю. Оцініть послуги кейтеринг-сервісу і особисто спробуйте на смак їхні напої та снеки.
Розкажіть про ваш захід. Організація конференції вимагає її правильного просування. “Підігрівати” відвідувачів потрібно починати хоча б за 2 місяці до проведення заходу. Використовуйте соціальні мережі, створіть лендінг з інформацією про захід, опублікуйте інформацію на профільних ресурсах на зразок DOU, домовтеся про просування з партнерами.
Переконайтеся, що під час конференції будуть налагоджені супутні процеси. Перевірте роботу проектора і мікрофонів, наявність стійки реєстрації в зазначеному місці, а під стільцями в конференц-залі — відсутність папірців і носових серветок.
Підготуйте все необхідне для учасників. Неможливо провести захід без турботи про його учасників. Розсилайте їм листи з потрібною інформацією. За необхідності приготуйте карту проїзду та схему локації. Подаруйте пам’ятні сувеніри — брендовані блокноти/м’які антистреси, журнали, ручки. Забезпечте необхідним digital-софтом — наприклад, створіть інформаційного бота в Telegram.
Контролюйте програму заходу. Організовуючи бізнес-івент, контролюйте його інформаційне наповнення. Заздалегідь зустріньтеся зі спікерами; обговоріть їхні виступи; порадьте, як краще подати матеріал. Наскільки цікавіше спілкуватися з учасниками у форматі круглого столу або воркшопу, ніж під час звичайної лекції! Як варіант — допоможіть їм скласти приблизний перелік питань від слухачів і можливі відповіді на них.
Зберіть відгуки. Після проведення конференції попросіть учасників надати фідбек. Як організатор заходу ви повинні розуміти, що їм сподобалося, а що надалі можна поліпшити.
Ось кілька корисних порад, які допоможуть вам організувати діловий захід на гідному рівні. Ну а якщо у вас на думці створити щось дійсно масштабне — наприклад, великий міжнародний форум — ви завжди знаєте, до кого звернутися 😊
Get inspired by BTL!
