К нам едет ревизор: BTL check-list для инспекционной поездки

К нам едет ревизор: BTL check-list для инспекционной поездки

Ваших гостей ожидает путешествие на незабываемое бизнес-мероприятие в другой стране? Здорово😊 А вот вам ждать абсолютно некогда! Лучше составьте себе чек-лист для проведения инспекционной поездки.

Не будем останавливаться на том, что съездить и проверить готовность ивента за границей жизненно необходимо. Наверняка у вас там надежные партнеры — однако убедиться в этом лично не помешает. Ваша задача — с самого начала почувствовать себя гостем, пройти весь его путь — и оценить результат с позиции организатора. Начнем?😊

Аэропорт. Начинайте запоминать важные детали уже после посадки самолета. Пометьте себе, сколько ехать из аэропорта до отеля. Запомните, в каком терминале вы совершили посадку. Где ближайший туалет? Как найти представителя встречающей стороны? В какую сторону вообще выход из аэропорта? Где паркинг авто? Эти и другие вопросы могут заинтересовать ваших клиентов. А значит, будьте готовы ответить на них заранее.

Отель. На пути в него сразу запомните, сколько времени занял ваш трансфер — и пропишите это в путевых листах для гостей. Приехав в сам отель, попытайтесь максимально внимательно оценить его готовность к прибытию участников ивента. Будут ли какие-то особенности check-in? Оборудована ли для них welcome-зона с баннерами и лого? Исполняются ли условия лобби бренда отеля в этой зоне? На месте ли инфо-деск? В общем, убедитесь, что клиентов встретят достойно. А, и не забудьте взять карты отеля со всей его инфраструктурой и приложить к путевым листам.

Рестораны. Обязательно встретьтесь с представителями заведений, чтобы понять, все ли готово у них. Проверьте соответствие заказанного меню, чистоту и расположение столов; можете даже попробовать блюда на вкус. Если есть возможность воспроизвести запланированные активности — не отказывайтесь от такой возможности. Так вам будет легче понять, что может пойти не так, и как решить возможные горящие вопросы. В случае организации кофе-брейков убедитесь, что все продукты будут доставлены в нужном количестве, будут вовремя подготовлены и вовремя убраны. Можете даже заглянуть на кухню — вы вполне в своем праве.

Конференц-сервис. В месте проведения мероприятия важно внимательно проверить исправность аппаратуры для проведения презентаций, работу проектора, динамиков, микрофона. Не стесняйтесь даже посчитать количество стульев в конференц-зале, чтобы каждый гость совершенно точно нашел свое место.

В этом длинном списке задач не мешает помнить одно: обязательно согласуйте все встречи с иностранными партнерами. Четко оговорите, что вы хотите посмотреть и посетить. Только в этом случае они помогут вам встретиться с нужными подрядчиками и провести вместе с вами последние приготовления.

Готовы? Тогда вперед — к новым проектам, странам и впечатлениям!

Get inspired by BTL!