Гайд BTL: как организовать бизнес-конференцию

Гайд BTL: как организовать бизнес-конференцию

Вокруг нас организовывают так много деловых конференций, что кажется, будто это — дело одного дня. Стопроцентное заблуждение! Бизнес-конференция — это вопрос дней, недель и даже месяцев. Узнайте, как создать и провести такое деловое мероприятие.

Планируйте. Утвердите тематику, стиль, масштабы, бюджет, участников, спикеров конференции и прочие важные вопросы. Отражайте принятые решения в документах, чтобы четко следовать плану.

Продумайте сценарий. Любой организатор мероприятий должен иметь под рукой грамотно составленный сценарий конференции. Проведение такого делового мероприятия требует большого внимания к деталям. Составьте график конференции — начиная со сбора участников в определенном месте и заканчивая, к примеру, их развозкой по домам или отелям. Оцените услуги кейтеринг-сервиса и сами попробуйте на вкус их закуски/напитки/снеки.

Расскажите о вашем мероприятии. Организация конференции требует ее правильного освещения. “Подогревать” посетителей нужно начать хотя бы за 2 месяца до ее проведения. Используйте социальные сети, создайте лендинг под мероприятие, опубликуйте информацию на профильных ресурсах, договоритесь о продвижении с партнерами.

Убедитесь, что во время конференции будут налажены сопутствующие процессы. Проверьте работу проектора и микрофонов, наличие стойки регистрации в указанном месте, а под стульями в конференц-зале — отсутствие бумажек и носовых салфеток.

Подготовьте все необходимое для участников. Невозможно провести мероприятие, не показав заботу о его участниках. Рассылайте им письма с нужной информацией. По необходимости приготовьте карту проезда и локации. Подарите памятные сувениры — брендированные блокноты/мягкие антистрессы, журналы, ручки. Снабдите необходимым digital-софтом — например, создайте информационного бота в Telegram.

Контролируйте программу мероприятия. Организовывая бизнес-ивент, не пускайте на самотек его информационное наполнение. Предварительно встретьтесь со спикерами; обсудите их выступления; посоветуйте, как лучше подать материал. Насколько интересней общаться с участниками в формате круглого стола или воркшопа, чем во время обычной лекции! Как вариант — помогите им прикинуть список вопросов от слушателей и возможные ответы на них.

Соберите отзывы. После проведения конференции наладьте с участниками обратную связь. Как организатор мероприятия вы должны понимать, что им понравилось, а что в дальнейшем можно улучшить.

Вот несколько полезных советов, которые помогут вам организовать достойное деловое мероприятие. Ну а если у вас в мыслях создать кое-что действительно масштабное — например, крупный международный форум — вы всегда знаете, к кому обратиться 😊

Get inspired by BTL!