7 важных пунктов проектного брифа

7 важных пунктов проектного брифа

С чего начинается хорошее MICE-мероприятие?

Любой профи скажет: конечно, с креативной идеи! И его Величества проектного брифа. 

Да, смиритесь: он тут самый главный! А уж каждому организатору MICE-тусовки известно:  

БЕЗ ВНЯТНОГО ТЗ В 99% ПОЛУЧИШЬ ВПОЛНЕ ОЧЕВИДНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ.

Это мы к чему: чтобы организовать стоящее мероприятие, заранее согласуйте все важные моменты. Сохраняйте эти 7 пунктов, чтобы обсудить их с партнерами и коллегами. С ними работа в MICE-индустрии станет еще продуктивней и интересней! 

  • Бюджет проекта. Можно, конечно, организовать Каннский кинофестиваль по цене новогоднего корпоратива. Но на деле лучше грамотно спланируйте бюджет. Учтите расходы на аренду помещений; трансфер; кейтеринг; конференц-менеджмент (оборудование, аппаратура); оплату выступлений спикеров. Обсудите непредвиденные расходы. Заложите на них примерно 20-25%. 
  • Участники. Определите количество и характер участников группы, их предпочтения и интересы. Если они запланировали мероприятие в Европе с возможностью отдохнуть после, не предлагайте конференцию в буддистском храме и восхождение на Эверест.

  • Даты. Четко обсудите временные рамки проекта. Запросы в духе «где-то в сентябре», «весной», «в начале зимы» = «после дождичка в четверг». 
  • Интересующее направление. Выбирать территорию проведения мероприятия – чуть ли не самая увлекательная часть составления брифа. Время креатива:) Ориентируйтесь на желаемые характеристики перелета – его длительность, время вылета, количество пересадок. Учитывайте страну участников группы и ее международные отношения! А то еще случайно предложите локацию вроде неспокойных Ирака или Сирии.  
  • Трансфер и проживание.  Обсудите, как участники приедут в аэропорт отправления. Как доберутся в место назначения по прибытию. Заказывать ли автобус? В каких номерах их поселить? Решите все заранее. И самое ГЛАВНОЕ: постарайтесь, чтобы группа не улетела вместо Чикаго в Нью-Йорк, как Кевин Маккалистер. :) 

  • Гала-ужин. Ивент ивентом, а еда по расписанию. Роскошный ужин участники запоминают лучше всего!  Позаботьтесь о вкусной еде, развлечениях, оригинальной локации.
  • Свободное время. Обязательно выясните, необходимо ли оно участникам. Если понимаете, о чем мы😊Как вариант – стоит обговорить покупку сувениров организованной группой. 

В общем, так: незабываемое MICE-мероприятие – только в ваших руках. Ведь именно вы те люди, кто учтет все предпочтения и каждую полезную мелочь! А пока забирайте себе этот маленький чеклист. Он гарантированно сохранит вам драгоценное рабочее время. А заодно – щепотку-другую нервных клеток. 🙂 

Get inspired with BTL!